Het ergste van de werkdag van de meeste mensen zijn de constante onderbrekingen: instant messages, sms’jes, e-mails, drive- by-managers of collega’s, rinkelende telefoons, herinneringen aan vergaderingen. Het is eindeloos. In zo’n omgeving is er geen kans dat je in je “flow” komt en je belangrijkste dagelijkse taken op een regelmatige basis afwerkt.
Wat zou er aan de hand kunnen zijn?
- Je kiest ervoor om je te laten afleiden door dingen die je zelf in de hand hebt (zoals e-mail).
- Anderen weten niet dat je bezig bent.
- Anderen denken dat je het prima vindt om onderbroken te worden voor niet- noodgevallen.
Manieren om het aan te pakken:
1. Zeg tegen je team dat je verboden terrein bent, tot een bepaalde tijd.
2. Schakel alle communicatie uit, inclusief je telefoon. Echte noodgevallen zijn zeldzaam in de meeste banen. De algemene verhoging van de productiviteit is het kleine risico waard dat u een uur of twee later een noodgeval ontdekt
3. Ga naar een plaats met zo weinig mogelijk afleiding. Meestal is dat ergens moeilijk te vinden, zoals een obscure vergaderzaal of een nabijgelegen koffieshop. Als je een kantoor hebt met een deur, doe die dan dicht.
4. Schakel alle onderbrekingen uit die je kunt beheersen. Begin met het uitschakelen van uw e-mailmeldingen, instant messenger diensten en agendameldingen.
5. Verwerk e-mail en voicemails op specifieke tijdstippen in plaats van continu. Laat berichten zich rustig verzamelen en pak ze dan elke dag op specifieke tijdstippen aan (bijvoorbeeld om 10.00 uur, 14.00 uur en 17.00 uur). Verwerk ze allemaal in een keer, snel, in plaats van te reageren op elke onderbreking als het komt.
6. Onderbrekingen passief ontmoedigen. Je kunt veel onderbrekingen voorkomen zonder zelfs maar te spreken. Mensen letten op lichaamstaal. Draag een koptelefoon. Hang een bordje op met: “Als het geen noodgeval is, e-mail me dan.” Laat telefoontjes naar de voicemail gaan.
7. Leer te zeggen, “Ik ben bezig” en “Nee.” Als iemand om uw tijd of aandacht vraagt, kunt u zeggen: “Is het een noodgeval? Zo niet, kun je me dan e-mailen? Ik ben met iets bezig.” Als iemand vraagt of je “een paar minuten hebt”, zeg je gewoon: “Nee.”
8. Beslis of elke onderbreking later kan worden afgehandeld. Doe een stap terug en beslis of u een onderbrekingsverzoek echt nu moet doen, of dat het tot later kan worden uitgesteld.
9. Plan belangrijk werk wanneer u minder snel wordt afgeleid. Vroeg in de ochtend is meestal de beste tijd hiervoor. Wat als je je werkdag zou verschuiven van 10 – 7 naar 7 – 4? U krijgt dan waarschijnlijk twee tot drie uur zalige rust aan het begin van elke dag om een paar van uw belangrijkste taken af te werken.
10. Stel de verwachtingen van uw team bij. Train teamleden om u niet te onderbreken tenzij het een noodgeval is.
Wil je meer weten over dit onderwerp en hoe het toe te passen:
Tel: +(597)-436622 | App: +(597)-8654836
Mail: support@franklincoveysuriname.com
