Wanneer uw team met elkaar moet communiceren, maar de teamleden niet op één fysieke locatie aanwezig kunnen zijn, zult u uw aanpak moeten aanpassen om ervoor te zorgen dat u de aandacht van mensen vasthoudt, dat alles wordt gedaan en dat niemand zich buitengesloten voelt.
Begeleiding
- Maak gebruik van uw stem om het gesprek aan te sturen.
Persoonlijke discussies verlopen meestal op een natuurlijke manier. Je kijkt naar iemand en ze voelen zich gedwongen om te spreken. Voor vergaderingen op afstand weet niemand waar je naar kijkt, dus je zult je stem krachtiger moeten gebruiken dan je misschien gewend om zij die zich een beetje op de achtergrond houden te motiveren hun gedachten te delen (bijv. “Peter, wat vind je hiervan?”), dominante teamleden te ontmoedigen (bijv. Bedankt daarvoor, Natacha. Wie heeft hier nog meer gedachten over? ”), of speel verkeersagent als meerdere mensen willen praten (bijv.“Ayanna, jij eerst, dan Lloyd. ”).
- Zoek feedback om er zeker van te zijn dat de discussie voldoet aan de behoeften van de participanten.
Een paar strategische vragen of opmerkingen zoals: “Is deze discussie nuttig? Moeten we hier meer tijd aan besteden of moeten we verder gaan? ” of “Het lijkt of we af dwalen en het is tijd om verder te gaan. Klinkt dat oké?”, kan het verschil uit maken tussen dingen gedaan krijgen en dat de helft van de groep zich gaat vervelen en afdwalen.
- Wacht een paar seconden, zodat men zich kan uiten.
Communicatie op afstand kan een fractie van een seconde langzamer zijn dan persoonlijk, dus houdt daar rekening mee. Ze wachten misschien om te zien of anderen als eerste inspringen of zijn een onhandig in het verbreken van de stilte.
- Verwoord voor de groep de non-verbale signalen je opmerkt.
Dit zal iedereen helpen de gemoedstoestanden en reacties van mensen te begrijpen (bijv. ‘Ik zie Maurice ja knikken’ of ‘Viv, het lijkt erop dat je hier misschien een mening over hebt, ben je bezorgd?’). Als u zich ook op dezelfde locatie bevindt, kan het de participanten helpen begrijpen wat er in de kamer gebeurt (bijvoorbeeld: “Iedereen lacht me uit, omdat ik mijn drankje niet kan openen”).
Techniek
- Begin met een geluidstest.
Door iedereen te vragen hallo te zeggen, teneinde hun microfoon en volume te testen, voorkomt u dat u het gesprek later moet onderbreken met ‘We kunnen u niet horen’.
Opmerking: als meerdere deelnemers zich rondom een enkele microfoon bevinden, let er dan op dat iedereen dichtbij genoeg is, zodat deelnemers op afstand het kunnen horen; haast zeker zal iemand dichterbij moeten komen.
- Indien mogelijk, vraag de participanten hun camera in te schakelen.
U zult niet alleen gezichtsgebaren en andere belangrijke non-verbale communicatie kunnen oppikken, maar het voegt ook een vleugje menselijkheid toe, vooral voor degenen die hun dagen geïsoleerd thuis doorbrengen. Terwijl je bezig bent, kun je commentaar geven op de omgeving van jezelf en die van anderen om de interactie op te gang te brengen: kunst aan de muren, de boekenplank op de achtergrond, schattige huisdieren, enz. En voor vergaderingen met een mix van deelnemers op afstand en op één locatie, vraag degenen die zich op dezelfde locatie bevinden om hun laptop mee te nemen en individueel deel te nemen, via video (zonder geluid), zodat de gezichten van iedereen gelijk zijn op het scherm.
- Vraag degenen met wisselvallige internetverbindingen om ook op hun telefoon in te bellen (en hun computeraudio te dempen).
Door de video- en de audioverbinding van elkaar te scheiden, kun je nog steeds iemands punt horen, zelfs als zijn beeld, midden in een zin, op het scherm bevroren is.
- Om achtergrondgeluid te verminderen, vraagt u de deelnemers om hun microfoon te dempen, tenzij ze spreken.
Dit helpt vooral bij grote vergaderingen of wanneer sommige deelnemers in openbare ruimtes zijn. Overweeg voor kleinere bijeenkomsten om microfoons aan te laten, zodat mensen de verbale signalen zoals “Aah” en “Mm-hmm” kunnen opvangen van wat anderen denken en voelen als reactie op de persoon die spreekt.
- Deel indien mogelijk uw scherm en gebruik beeldmateriaal om mensen hun aandacht trekken en te behouden.
Bereid ze ruim van tevoren voor en open ze van tevoren om te voorkomen dat iedereen 30 seconden lang zit te wachten, terwijl u moet zoeken of moet wachten tot een website is geladen. Vergroot beeldmateriaal liefst tot volledig scherm, vooral als u merkt dat deelnemers naar voren leunen en turen.
En als sommige deelnemers zich op dezelfde locatie bevinden, vermijd dan het gebruik van whiteboards. Zij die niet op locatie zijn kunnen ze niet zien, zelfs niet als iemand probeert een laptop te positioneren voor betere zichtbaarheid, dus gebruik in plaats daarvan een gedeeld document of visuele samenwerkingssoftware.
- Moedig deelnemers aan om de chatfunctie te gebruiken voor niet tot het kernonderwerp behorende opmerkingen.
Omdat tijdens vergaderingen op afstand slechts één persoon tegelijk kan spreken, kan chat een geweldige manier zijn voor iemand om kleine details te delen zonder de spreker te onderbreken (bijv. “Ik moet vijf minuten eerder vertrekken voor een klantgesprek”). Waarschuwing: laat chat geen vervanging worden voor deelnemers op afstand hun mening te geven. Als je een wezenlijk punt in de chat opmerkt, vraag de persoon dan (bijv. “Cheryl, je hebt zojuist een belangrijk punt gemaakt in de chat; kun je daar wat meer over zeggen?”).
Planning
- Zorg voor een gedetailleerde agenda.
Agenda’s voor virtuele vergaderingen zijn vooral belangrijk. Wanneer een gesprek afdwaalt, zal de aandacht van de participanten dat ook doen; je concurreert tenslotte met hun inbox en nieuws- en sociale mediakanalen. Als u geen solide agenda kunt bedenken voor een geplande vergadering, overleg dan met de deelnemers of u überhaupt moet vergaderen. Als je kunt annuleren, bespaar je mensen tijd (en maak je vrienden).
- Nodig slechts degenen uit die er echt bij moeten zijn.
Vraag, bij twijfel, participanten van tevoren of ze aanwezig willen zijn of maak hun uitnodigingen voor vergaderingen optioneel. Als u agendapunten heeft die slechts voor enkele deelnemers relevant zijn, plaatst u die agendapunten die voor de volledige groep relevant eerst, zodat mensen kunnen afhaken, indien ze dat willen, wanneer het onderwerp verandert.
- Plan voor verkennende gesprekken een structuur.
Indien het mogelijk is om op afstand creatieve en gezamenlijke discussies te voeren, wees dan gewoon expliciet met mensen over hoe ze een bijdrage kunnen leveren en geef ze de tijd om zich voor te bereiden (breng het onderwerp bijvoorbeeld van tevoren op en vraag iedereen om drie ideeën te delen en te bespreken). Plan ook hoe u ideeën deelt en organiseert, of dat nu is via een eenvoudig gedeeld document of via visuele samenwerkingssoftware.
- Wijs vergaderingsrollen toe.
Mensen zullen eerder betrokken blijven indien ze een specifieke verantwoordelijkheid hebben, of dat nu het bijhouden van de tijd is, notuleren, het leiden van een agendapunt of het optreden als aangewezen andersgezinde, om te voorkomen dat de groep passief met een idee meegaat.
©2020 FranklinCovey. Alle rechten voorbehouden.
