Te weinig mensen die praten? Dezelfde oude discussie week na week? Of domineert één persoon? Uw teamvergaderingen kunnen een ontwerpprobleem hebben. Probeer ze te structureren voor maximale deelname door technieken als deze te gebruiken:
1. Vraag teamleden naar mogelijke aanvullingen op uw vergaderagenda, en rond deze samen af.
Misschien gebruikt u al agenda’s voor teamvergaderingen. Misschien verstuurt u ze zelfs van tevoren. (Als je beide niet doet, zou je het moeten doen. Voor hoe en waarom, zie ons artikel Voor elke vergadering een volledige agenda opstellen en delen).
Het verschil hier is dat u niet alleen een to-do lijst voor de vergadering opstuurt naar uw teamleden. Je betrekt ze van tevoren bij het vormgeven van de vergadering, en wekt hun interesse in hoe ze de tijd nuttiger kunnen maken.
Stuur ten minste 24 uur van tevoren een voorlopige agenda met alleen de belangrijkste onderwerpen, zodat er voldoende ruimte is voor aanvullingen – een agenda die een uur van tevoren wordt opgesteld, geeft het signaal af dat het voor uw team niet belangrijk is om er goed over na te denken. Vraag vervolgens direct om input:
“Ik ga jullie vragen om elke week onderwerpen aan de agenda toe te voegen. Wat denk je dat we moeten bespreken?”
Verzamel suggesties op een manier die voor uw team het beste werkt: U kunt hen vragen om hun eigen punten toe te voegen in een gedeeld document of teamkanaal, om aanvullingen te vragen via e-mail, mensen vragen om hun ideeën mee te brengen naar de vergadering, of een andere manier proberen. Besteed vervolgens de eerste vijf minuten van de vergadering aan het afwerken van de agenda als groep – het bekijken van voorgestelde toevoegingen, beslissen welke agendapunten behouden moeten blijven, en bepalen hoeveel tijd elk punt in beslag moet nemen.
2. Roep vrijwilligers in de arm om als tijdwaarnemer en notulist te fungeren, en wissel de rollen elke vergadering af.
Vermoeide groepsdynamiek verandert snel wanneer mensen nieuwe, actieve rollen spelen – in dit geval, rollen die uw vergaderproces daadwerkelijk verbeteren. Vraag aan het begin van elke vergadering om twee vrijwilligers, een tijdwaarnemer en een notulist, die groepstaken uitvoeren en even uit hun rol stappen als ze willen bijdragen aan de discussie.
Tijdwaarnemer: Hoewel de groep in het algemeen verantwoordelijk is om elk punt binnen de toegewezen tijd te houden, heeft de tijdwaarnemer de extra verantwoordelijkheid om een waarschuwing af te roepen (2 minuten, 5 minuten, of wat voor uw groep het beste werkt) hoeveel tijd er nog over is voor elk agendapunt.
Recorder: Laat de recorder vooraan in de zaal aantekeningen maken waar iedereen ze kan zien (bijvoorbeeld op een whiteboard, een computer en een monitor met gedeeld scherm, of een flip-over op papier). Dit moedigt mensen aan om naar elkaar op te kijken, in plaats van naar hun laptop, telefoon of papier in hun eigen privé-wereld.
Deze methode om het “groepsgeheugen” vast te leggen, ontwikkeld en gepopulariseerd door het adviesbureau Interaction Associates, berust op twee belangrijke punten: De groepsopname is visueel, zodat mensen de vergadering in real time kunnen “zien”. En de recorder gebruikt de echte woorden van de mensen en vermijdt parafrasering die de betekenis zou kunnen veranderen, zodat het team één enkel begrip vormt van wat er gebeurd is (wat discrepanties in individuele versies van notities vermindert). Als iemand te laat komt, wijst de facilitator naar het groepsgeheugen om te laten zien wat er is besproken, in plaats van de vergadering te onderbreken om de laatkomer te helpen inhalen. Na de vergadering deelt de notulist de notities uit aan de deelnemers.
3. Als u meestal al het praten doet, begin dan met faciliteren. Als u meestal faciliteert, overweeg dan een teamlid te coachen om het te doen.
Niets moedigt mensen aan om achterover te leunen en zich af te zonderen zoals een eenrichtingslezing. Hier zijn een paar veelgebruikte zinnen die een facilitator kan gebruiken om volledige participatie aan te moedigen en toch gefocust te blijven op de agenda:
- Om het gesprek vooruit te helpen: “Olivia, dit was jouw agendasuggestie – kun je het probleem voor het team toelichten?” of “Sonya, ik weet dat je aan deze uitdaging hebt gewerkt – kun je het team wat achtergrondinformatie geven voordat we oplossingen bespreken?”
- Als de discussie doodloopt en het team stil wordt: “Niemand lijkt een mening over deze kwestie te hebben. Wat denken jullie allemaal dat er aan de hand is?” of “Niets anders? Zullen we verder gaan met het volgende onderwerp?”
- Als de discussie ontspoort: “Ik wil er zeker van zijn dat we vandaag aan de rest van de agenda toekomen – kunnen we dit niet uitstellen tot volgende week zodat we op tijd klaar zijn?” of “Moeten we verdergaan? Of bij dit onderwerp blijven? Als we bij dit onderwerp blijven, moeten we andere agendapunten vandaag op tafel leggen. Wat hebben de mensen liever?”
- Als een of meer mensen geen bijdrage hebben geleverd: “Ik wil zeker weten dat iedereen de kans krijgt om zijn mening te geven, dus laten we de kamer rondgaan.” of “Emille, we hebben vandaag nog niets van je gehoord. Wat vind jij van de nieuwe strategie?”
- Als één persoon te veel praat: “Goede ideeën, Caleb. Ik wil de rest van het team nu de kans geven om mee te denken over het project.”
Een begeleider kan de groep ook effectiever betrekken door te gaan staan en zijn lichaamstaal te gebruiken om de groep te versterken. Stap bijvoorbeeld op mensen af als je ze verbaal uitnodigt om te spreken, en loop naar en ga naast iemand staan die te lang doorgaat, als een subtiele cue om af te ronden.
Next-level manoeuvre voor gevestigde, goed functionerende teams: Als u al teamvergaderingen faciliteert, kunt u overwegen een van uw directe collega’s te vragen een deel van de vergadering of de hele vergadering de rol van facilitator op zich te nemen. Dit geeft niet alleen een ondernemend teamlid de kans om een belangrijke vaardigheid op te doen, maar het stelt u ook in staat om u minder op het proces te richten en meer op het bijdragen aan de inhoud van de vergadering.
Zorg er echter voor dat u de facilitator van tevoren voldoende coaching en begeleiding geeft, aangezien faciliteren voor de meeste individuele medewerkers een nieuwe rol is. Bespreek voor de vergadering de conceptagenda en wat er waarschijnlijk gaat gebeuren tijdens de vergadering, zodat jullie twee op één lijn zitten en beter kunnen samenwerken. U kunt zelfs uitleggen hoe u verwacht bij te dragen:
“Kevin, ik heb niet veel in te brengen tijdens de 15 minuten update, maar zodra we bij het Q2 project zijn, ben ik van plan de strategie in detail uit te leggen.”
4. Sluit de vergadering af door ieders actiepunten vast te stellen.
Te vaak haasten mensen zich na een vergadering de kamer uit en vergeten wat er zojuist is gebeurd. Maak in plaats daarvan van uw slotakte een snelle rond-de-tafel check-in over wie wat moet doen en wanneer.
5. Maak duidelijk dat u in het begin niet verwacht dat alles perfect verloopt – en vraag om feedback over de vergadering.
Je kunt niet verwachten dat de groepsdynamiek van de ene op de andere dag verandert. In plaats daarvan zult u mettertijd betere samenwerkingsgewoonten ontwikkelen. Laat uw team weten dat u hen wilt betrekken bij de beslissing wat er verbeterd moet worden. Vraag het team om aan het begin van uw volgende vergadering te brainstormen over wat goed werkt en wat er moet veranderen. Vraag de notulist om de ideeën vast te leggen op een scoreblad met twee kolommen, waarbij de eerste kolom een plusteken krijgt om de sterke punten van de vergadering aan te geven en de tweede kolom een deltateken om aan te geven welke veranderingen nodig zijn.
Maak dan werk van de feedback! En als vergaderingen muf blijven, overweeg dan een vergaderaudit om te bepalen of uw vergadering wel echt nodig is.
Wil je meer weten over dit onderwerp en hoe het toe te passen:
Tel: +(597)-436622 | App: +(597)-8654836
Mail: support@franklincoveysuriname.com
