Waarom een faalanalyse?

Wij hebben allemaal weleens gehoord van een evaluatie na een project om zo inzicht te krijgen in wat goed en wat slecht ging in het project. Wel, een faalanalyse is vergelijkbaar met het verschil dat vooruit in plaats van achteruit wordt gekeken. De sleutel daartoe is de aanname dat er zaken fout zijn gegaan in de uitvoering en een analyse te maken van de oorzaken. Hierdoor kan het team anticiperen op de grootste gevaren voor succes van het project, de aannames van de groep in twijfel trekken en leden ertoe aanmoedigen om hun eventuele bedenkingen of mogelijke zwakheden bloot te leggen, die ze anders (misschien) niet zouden uiten. Inzicht in de gevaren en zwakheden van het project vanaf het begin kan ertoe leiden je projectplan te verbeteren voor het van start gaan. Zodoende kan het team een pijnlijke evaluatie bespaard blijven.

Aanpak

1.       Confronteer het team met het hypothetisch scenario dat het project is mislukt en vraag elk lid met mogelijke oorzaken te komen bij de volgende meeting.

Moedig het team aan zoveel mogelijk oorzaken voor het falen van het project te bedenken, onder andere: interne bedrijfspolitiek, externe marktinvloeden, team dynamiek, proceszwakheden en timing.

2.       Vraag, in de meeting, aan elk lid zijn/haar oorzaken naar voren te brengen.

Laat elk teamlid zijn/haar oorzaken met het team delen, zodanig dat deze het meest logisch zijn voor het team en het project. Indien het om potentieel gevoelige ideeën gaat, kan het anoniem toegevoegd worden aan een gedeeld document. Als het team zich op dezelfde locatie bevindt, kan hun gevraagd worden het schriftelijk in te dienen voor latere verwerking. Hoe dan ook, zorg dat elk lid de kans krijgt zijn/haar ideeën te delen, voordat de discussies beginnen. 

3.       Deel ook jouw eigen oorzaken, inclusief minimaal één door jouw schuld.

U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Het project is mislukt, omdat ik de verkoopcijfers sterke heb overschat.” Eigen verantwoordelijkheid nemen, betekent niet alleen dat het team zich veiliger voelt oorzaken te delen die u verantwoordelijk stellen, maar het moedigt hen ook aan te denken aan oorzaken voor het mislukken van het project, die aan hen kunnen liggen.

4.       Faciliteer een open discussie van wat het team denkt dat de belangrijkste daadwerkelijke gevaren zijn voor het succes van het project.

Motiveer, als facilitator van de discussie, een ieder zijn/haar oorzaken en inzichten naar voren te laten brengen, en dat elk een beurt krijgt te spreken. Richt te discussies op het identificeren van gevaren die het meeste en welke het minste effect zullen hebben op het succes van het project en waarom.

5.       Verwerk de lessen en inzichten van de faalanalyse in het projectplan.

Nu de inzichten van het team over de grootste en meest waarschijnlijke gevaren bekend zijn, gebruik deze informatie om het projectplan te versterken. Hoewel dit geen zekerheid op succes geeft, zal dit verhoogde bewustzijn op mogelijke risico’s vanaf het begin, het team helpen beter daarop voorbereid te zijn, mochten deze zich voordoen. En, wat zelfs beter is, deze problemen totaal helpen vermijden.

Meer over het bevorderen van team leren:

©2020 FranklinCovey. Alle rechten voorbehouden.