Je hoeft niet extravert of welsprekend te zijn om anderen je als een sterke manager te laten zien. Iedereen kan deze eenvoudige communicatietechnieken gebruiken om zelfverzekerder, capabeler en zorgzamer over te komen – met andere woorden, als een leider. Waar moet u aan werken?

1. Train jezelf om moeilijk nieuws met kalmte te ontvangen.

Het is normaal dat je je opgewonden, defensief of zelfs boos voelt op een moeilijk moment. Je bent per slot van rekening menselijk. Maar hoe hou je die emoties onder controle, zodat je in moeilijke situaties nuchter blijft?

Om te beginnen:

• Haal een paar keer diep adem voordat je iets zegt. Door te ademen onderbreek je de vecht-of-vluchtreactie van je lichaam en door even stil te zijn, kom je bedachtzaam en kalm over, zelfs als je geest op hol slaat.
• Bedank de persoon die het nieuws heeft verteld. Niemand vindt het leuk om de brenger van slecht nieuws te zijn. Als je als eerste reageert met “Bedankt dat je het me hebt laten weten” of “Ik waardeer het dat je dit met me deelt”, laat je zien dat je begrijpt dat er moed voor nodig was om je mond open te doen – en dat je niet bang bent om hun ongemakkelijke waarheid aan te horen.
• Als je het nodig hebt, vraag dan om meer tijd om de situatie te verwerken. In een perfecte wereld, zou je in staat zijn om problemen op te lossen in het moment. Maar als je moeite hebt om zelfstandig te denken, vraag dan om een time-out. Door te vragen : “Mag ik een uurtje bedenktijd en dan neem ik contact met u op?”bespaart u zich een antwoord waar u misschien spijt van krijgt en geeft u het signaal af dat de kwestie zo belangrijk is dat u er volledig over wilt nadenken.

2. Wanneer u spreekt, breng dan expressie en emotie in uw stem.

Sterke communicatoren begrijpen dat de manier waarop je iets zegt even belangrijk kan zijn als wat je zegt. Om gezaghebbender te klinken en luisteraars te helpen de belangrijke delen van je boodschap te begrijpen, pas je je stem bewust aan:

• Vertraagom sleutelwoorden en zinnen te benadrukken. Wanneer u bij de kern van een idee komt – of een belangrijk feit, figuur of detail – vertraag dan en neem de tijd om elk woord duidelijk te verwoorden voordat u uw normale tempo hervat. 
• Pauzeer nadat u een belangrijk punt hebt gemaakt om de informatie te laten bezinken. Stop en haal adem of tel tot drie in je hoofd. Voor u voelt het misschien als een lange pauze, maar voor uw publiek is dat niet zo. In plaats daarvan geeft het aan dat dit deel belangrijk is en dat ik het moet onthouden en het creëert spanning voor wat je daarna gaat zeggen.
• Stem je toon af op de emotionele betekenis van bepaalde woorden. Als je bijvoorbeeld opwinding over een nieuw idee wilt uitdrukken, breng dan enthousiasme in je stem als je zegt: “Ik ben enthousiast om dit te proberen.” Of, als je iets uitdagends beschrijft, moduleer je je stem om weer te geven hoe moeilijk die uitdaging is.

3. Gebruik de actieve stem bij het spreken en schrijven.

Denk aan het verschil tussen de passieve stem (bv. “Het verslag werd opgesteld”) en de actieve stem (bv. “Mijn team heeft het verslag opgesteld”). Passieve stem – wanneer het onderwerp van een zin niet wordt opgenomen of het onderwerp wordt – is vanuit grammaticaal oogpunt soms prima te gebruiken, maar komt zwak over.

Aan de andere kant laat de actieve stem zien dat u verantwoordelijkheid omarmt, bijvoorbeeld wanneer u een duidelijke richtlijn geeft (bijv. “Gloria, kun je dit alsjeblieft afhandelen?” in plaats van “Dit moet afgehandeld worden”) of een fout toegeeft (bijv. “Ik heb het team niet genoeg tijd gegeven om de taak af te ronden” in plaats van “De taak was niet op tijd af”).

4. Wees eerlijk als je iets niet weet of een fout maakt.

Veel deskundigen zijn het erover eens dat sterke leiders nieuwsgierigheid en een goedgeplaatste kwetsbaarheid aan de dag leggen. Als u probeert te doen alsof u perfect bent, zult u onvermijdelijk tekortschieten en uw geloofwaardigheid aantasten. Erken in plaats daarvan uw beperkingen en mislukkingen om te laten zien dat u een zelfbewuste, oplossingsgerichte leider bent. U zult vertrouwen wekken en anderen helpen zich veilig te voelen om zich uit te spreken en van hun fouten te leren.

Als je iets niet weet, probeer het dan:

• “Ik weet niet genoeg om een sterk standpunt in te nemen. Wat zijn uw gedachten? Ik ben ook benieuwd wat May denkt, aangezien zij hier ervaring mee heeft.”
• “Ik ben opgewonden om dit project te leiden, maar jij weet meer van het data- analyse gedeelte dan ik, dus ik heb je input nodig.”

Om te praten over een huidige of vroegere fout, probeer:

• “Ik dacht dat de gestroomlijnde agenda zou werken voor onze teamvergadering – dat was mijn fout. Volgende week zal ik er meer tijd in steken om het gesprek op koers te houden.”
• “Dit doet me denken aan een tijd toen ik me drie weken na een project realiseerde dat ik goedkeuring nodig had van het hoofd van marketing. Ik moest mijn ontwerp volledig veranderen om hun goedkeuring te krijgen. Wat ik heb geleerd is dat het essentieel is om al je stakeholders van tevoren te identificeren.”

Let op: Als je je beperkingen noemt, wees dan niet zo openhartig dat je mensen aan je bekwaamheid doet twijfelen (bijvoorbeeld: “Ik heb geen idee!” of “Ik weet niet eens waar ik hiermee moet beginnen!”). Vermeld ook wat u gaat doen om erachter te komen wat u niet weet of om een fout te herstellen.

5. Geef anderen je onverdeelde aandacht in elke interactie.

Je e-mail checken tijdens een 1-op-1 gesprek of een sms’je sturen tijdens een vergadering lijkt misschien niet zo erg. Maar het kan je geloofwaardigheid ernstig schaden, omdat het aangeeft dat je meer geeft om je to-do lijst dan om de mensen die voor je staan.

Gelukkig is het omgekeerde ook waar: Als je volledig aanwezig bent in gesprekken, laat je zien dat je geïnvesteerd bent in wat anderen te zeggen hebben. Op hun beurt is de kans groter dat ze je hun beste ideeën geven – en dat ze je input waarderen. Hier zijn manieren om dat te doen:

• Zet je telefoon uit en leg hem uit het zicht. Een zoemende telefoon leidt iedereen af. Speel het veilig en leg hem het zwijgen op. Je kunt het! Al je berichten zullen er nog zijn als je klaar bent.
• Gebruik open lichaamstaal om te laten zien dat u volledig deelneemt. Draai u naar de persoon toe, laat uw armen los, maak oogcontact en stem uw uitdrukkingen af op het gesprek (bv. knikken om aan te moedigen of een neutrale blik aannemen als de persoon een ernstig punt maakt.

Reageer op een manier die de andere persoon helpt zich gehoord te voelen.

Voor ingewikkelde kwesties kunt u parafraseren wat de persoon heeft gezegd om ervoor te zorgen dat u hun punt begrijpt (bijvoorbeeld: “Als ik het goed begrijp, zegt u dat …” of “Het klinkt alsof … Heb ik dat goed?”). Of, erken hoe zij over de kwestie denken. (b.v., “Het is logisch dat je bezorgd bent” of “Je lijkt enthousiast over dit project”).

6. Geef publiekelijk en zinvol lof voor het werk van anderen.

Wanneer u het goede werk van uw collega’s en directe ondergeschikten erkent, vooral in het bijzijn van hoger geplaatsten, kunt u een reputatie ontwikkelen als iemand die talent en potentieel herkent wanneer hij het ziet en die zich comfortabel genoeg voelt met zijn eigen status om anderen complimenten te geven en voor hen op te komen. En als die anderen de lof horen, laat u hen zien dat u hun goede werk opmerkt en om hun succes geeft.

Vermijd algemene lof zoals, “Chan heeft het geweldig gedaan op het lanceringsevenement!” Focus in plaats daarvan op de specifieke prestatie van de persoon en de impact ervan. Bijvoorbeeld: “Ik wil Chan’s bijdrage aan ons succesvolle lanceringsevenement benadrukken. Ze hield alle belanghebbenden op de hoogte. En toen we een technisch obstakel tegenkwamen, werkte ze samen met IT en onze leverancier om het probleem op te lossen. Zonder haar initiatief zouden we nooit op tijd klaar zijn geweest.”

7. Concentreer u bij het geven van projectupdates op de resultaten en niet op de voltooide taken.

Waarschijnlijk geven uw baas en andere leidinggevenden niet veel om de individuele taken die u en uw team hebben volbracht. Ze geven wel om de resultaten van die taken en hoe ze bijdragen tot grotere doelen. Als je je updates richt op wat zij belangrijk vinden, laat je zien dat je zowel het grote geheel als de rol van je team daarin begrijpt – en dat je resultaten kunt leveren.

Slecht: “Deze week hebben we drie nieuwe winkeldisplays gemaakt, onze specials op social media gezet en kassabonnen bekeken.”

Beter: “Om de gemiddelde besteding per bezoek te verhogen, hebben we drie nieuwe displays toegevoegd in gebieden met veel voetverkeer en hebben we onze specials gepromoot op sociale media. Vervolgens hebben we de kassabonnen geanalyseerd ten opzichte van onze gemiddelde en vonden een stijging van zes procent. We gaan nog meer ideeën uitproberen en blijven onze vorderingen volgen.”

8. Herleid discussies om anderen de kans te geven te delen, vooral als hun ideeën de neiging hebben over het hoofd te worden gezien.

Sommige mensen nemen in discussies veel zendtijd in beslag, zodat hun bijdragen worden gehoord terwijl stillere stemmen worden overstemd. Als je ervoor zorgt dat iedereen de kans krijgt om zijn standpunt te delen, zeg je dat we de beste ideeën aan de oppervlakte moeten brengen – ongeacht wie ze aanbiedt of hoe luid ze worden geuit – om goed werk te leveren.

Hier zijn wat zinnen die je kunt gebruiken om:

Vraag iemand om zijn of haar perspectief te delen: “Roman, jij hebt veel ervaring op dit gebied. Wat denk jij?” of “Ik wil zeker weten dat onze deelnemers op afstand de kans krijgen om hun mening te geven. Samin en Mike, wat zijn jullie reacties?” Onderbrekingen zachtjes afblazen: “Greg, hou die gedachte even vast. Ik denk dat Natasha nog niet klaar was. Natasha?”

Vraag eerst aan anderen om te reageren op een vraag of idee, in plaats van er met je eigen mening in te springen: “Wie wil er reageren op dat idee?” of “Ik wil van jullie allemaal horen – wat zijn de implicaties van dat idee?”

Degenen die zich ongemakkelijk voelen om in groepen te spreken, kunnen proberen met hen te praten over hoe zij hun gedachten het liefst willen delen (bv. per e-mail, in een groepschat, of in een latere vergadering als zij tijd hebben gehad om zich voor te bereiden).

Zie voor meer informatie 10 manieren om slecht vergadergedrag te bestrijden – en de discussies en besluiten van de groep te verbeteren.

9. Als u het er niet mee eens bent, reageer dan door een open vraag te stellen voordat u uw mening deelt.

Zoek eerst om te begrijpen, dan om begrepen te worden. Dat is gewoonte 5 van De 7 Gewoonten van Zeer Effectieve Mensenauteur Stephen R. Covey “het belangrijkste principe dat ik heb geleerd op het gebied van interpersoonlijke relaties”.

Het is vooral waardevol wanneer je een afwijkende mening deelt in een vergadering, je afzet tegen het vreselijke idee van je baas, of geconfronteerd wordt met een ander potentieel conflict. Als je eerst reageert met een vraag in plaats van met een stug “Ik ben het niet eens!” of “Nou, ik denk dat …,” dan laat je jezelf zien als een bedachtzame, weloverwogen persoon die de ideeën van anderen respecteert – zelfs als je het uiteindelijk niet met elkaar eens bent.

U zou kunnen beginnen met een vraag die meer context oplevert voor het geval u iets over het hoofd ziet (bijvoorbeeld: “Dat is interessant. Kunt u meer vertellen over de gedachtegang achter uw standpunt?”). Of gebruik uw vraag om op een elegante manier een potentiële kwestie aan de orde te stellen en het perspectief van de ander te horen (bijvoorbeeld: “Als we dat idee zouden uitvoeren, welke vragen zouden onze klanten dan volgens u hebben? En hoe zouden we die kunnen aanpakken?”).

Wil je meer weten over dit onderwerp en hoe het toe te passen: 
Tel: +(597)-436622 | App: +(597)-8654836
Mail: support@franklincoveysuriname.com