Is het mogelijk om een zinvolle band op te bouwen met een geïnterviewde, een nieuwe medewerker of een potentiële klant, wanneer u in de camera kijkt om oogcontact te maken en u uw opwinding probeert over te brengen, terwijl u een tweedimensionaal vierkant op een scherm bent?
Ja! Zeker als je met dit soort tips de juiste signalen afgeeft.
Als je luistert met als doel empathie opbouwen, staat u open voor de verschillende perspectieven van anderen. Het is minder waarschijnlijk dat u vooringenomen aannames maakt op basis van oppervlakkige kenmerken, zoals : huidskleur of accent of als iemand extravert is of niet. Uw medewerkers zullen zich gehoord en gerespecteerd voelen. Men zal sterkere verbindingen vormen en uiteindelijk effectiever samenwerken.
Empathie is een spier die u kunt oefenen door dagelijkse interacties. Hier zijn technieken om u op weg te helpen.
- Neem de tijd om op te laden en opnieuw te focussen voor de vergadering.
Videomoeheid is echt. Virtuele vergaderingen vergen veel mentale inspanning om voor een langere tijd rechtstreeks naar iemand te kijken, vooral wanneer je brein moeite heeft om de afstand van schermen en achterblijvende audio te vullen.
Zelfs als u denkt dat u een goed uithoudingsvermogen heeft, kunnen uren aan virtuele vergaderingen uw gezichtsuitdrukkingen verminderen en ervoor zorgen dat uw aandacht en energie afnemen. Dit is vooral problematisch wanneer u iemand voor het eerst ontmoet, iemand die uw vermoeidheid misschien verkeerd interpreteert. Zou u, u goed voelen als iemand die zich door jou lijkt te vervelen?
Om ervoor te zorgen dat de eerste indruk die u maakt, dat is van iemand die er volledig bij betrokken is:
- Neem een werkpauze, als is het maar een van vijf minuten of een videopauze, vlak voor de vergadering.
- Sta op, rek je uit, loop rond en adem een paar keer achter elkaar diep in en uit, om de spanning te verminderen en je bloed te laten stromen.
- Om de verleiding tot multitasken weg te nemen, sluit u alle andere tabbladen op uw computer en plaatst u uw telefoon in een andere kamer (ja, mensen kunnen zien dat u ernaar kijkt, zelfs als de telefoon niet op het scherm staat).
- Stel je video-opties zo in dat je alleen naar het gezicht van de ander kijkt (en niet naar je eigen gezicht, wat afleidt).
- Als je je niet goed kunt voorbereiden of erg uitgeput bent, overweeg dan om een beetje te vertellen over wat er aan de hand is en u uw best doet, of om de vergadering opnieuw in te plannen.
- Log een paar minuten eerder in.
Videovergaderingen voelen misschien minder belangrijk aan dan persoonlijke vergaderingen, u hoeft niet vooruit te plannen om een kamer te boeken, te reizen of snacks te verstrekken. Eén van jullie of Jullie beiden kunnen thuis zijn, wat een informele sfeer creëert. Misschien draag je zelfs een joggingbroek.
Maar wordt niet te comfortabel. U heeft nog steeds te maken met het kostbaarste goed van mensen: tijd. En je hebt waarschijnlijk gemerkt hoe lang vijf minuten kunnen aanvoelen, als je wacht tot het gezicht van de ander op het scherm verschijnt.
Loop niet het risico de ander te laten merken dat u denkt dat uw tijd waardevoller is dan die van de ander. Start uw videogesprek een paar minuten eerder, zodat u er bent wanneer zij zich aanmelden.
- Pas uw stemgeluid en lichaamstaal aan, om de beperkingen van een virtuele vergadering te compenseren.
Communicatie bestaat uit wat je zegt (je woorden), hoe je het zegt (je toon) en wat je doet met je lichaam en gezicht als je praat (je lichaamstaal).
Video maakt u letterlijk vlakker, dus het is moeilijker voor anderen om uw lichaamstaal te lezen. En uw goedbedoelde verbale affirmaties (zoals “mm-hmm”) kunnen eerder storend dan aanmoedigend zijn, vanwege de ongemakkelijke geluidstoringen van de video en het feit dat bij de meeste software slechts één persoon tegelijk laten spreken.
Denk dus na over uw typische gewoonten en pas ze waar nodig aan om warmte en betrokkenheid te projecteren. Als u bijvoorbeeld de neiging hebt om veel te bevestigen, probeer dan knikken en glimlachen in plaats van verbale aanmoediging. En als u is verteld dat u ontspannen of moeilijk te lezen bent, probeer dan expressie in uw stem te injecteren door uw handen te gebruiken wanneer u praat (zorg ervoor dat ze zichtbaar zijn op het scherm) en leun naar voren om uw houding recht en aandachtig te houden.
- Begin en beëindig het gesprek met beknopte begin en eind opmerkingen die vrolijk, validerend en eerlijk zijn.
Het eerste dat u zegt, is echt belangrijk als het gaat om het opbouwen van een goede verstandhouding. Net als de vorige. Dit is wellicht meer het geval als u niet kunt rekenen op veelvoorkomende gebaren voor het opbouwen van rapporten, zoals een stevige handdruk, een vriendelijke rondleiding, een aanbod van een glas water of een wandeling terug naar de lift.
Denk goed na over hoe u sterk kunt beginnen en eindigen. De sleutel: concentreer u op hoe u wilt dat de andere persoon zich voelt, zowel tijdens het gesprek, zowel wanneer hij erop terugkijkt. Wat hebt u gemeen? Wat maakt indruk op of interesseert u in de persoon? Hoe zou u ze kunnen helpen? Wat is het volgende: bent u van plan om contact te houden of weer met ze te praten, en zo ja, hoe en wanneer?
Voorbeeld opener:
“Ik heb hier de hele ochtend naar uitgekeken; heel erg bedankt dat je de tijd hebt genomen om me te ontmoeten.”
Voorbeeld afsluiter:
“Ik vond het erg leuk om met iemand te praten die zoveel weet over X. Ik kijk er naar uit om over een paar weken een vervolg te hebben, nadat we allebei de tijd hebben gehad om de nieuwe richtlijnen door te nemen.”
- Stel, voordat u met zaken begint, een of twee op maat geformuleerde vragen over iets buiten het werk.
Het kan ongemakkelijk aanvoelen om op video een praatje te maken, vooral zonder onderwerpen uit je omgeving, zoals het geweldige uitzicht vanuit de vergaderruimte of je favoriete lekkernij in het koffiehuis waar je vergadert. U kunt in de verleiding komen om gewoon rechtstreeks naar de vergaderagenda te gaan. Maar over koetjes en kalfjes praten is geen kleinigheid! Zonder tijd te nemen voor interpersoonlijke connectie, blijft u emotioneel, niet alleen fysiek, op afstand.
Maar, “hoe gaat het met u?” kan lui of zelfs potentieel ongevoelig of nieuwsgierig overkomen in deze turbulente tijd, waarin mensen allerlei persoonlijke worstelingen doormaken.
Een snelle observatie en vraag over de omgeving of persoonlijke achtergrond van de ander kan een gemeenschappelijke basis aan het licht brengen of uw legitieme belangstelling overbrengen:
- “Die planten achter u zijn prachtig, ben u een tuinman?”
- “u hebt daar een geweldig ochtendlicht uit je raam. Hoe is het vandaag in Chicago? “
- “Het viel me op dat u een blog hebt over koken – ik ben altijd op zoek naar nieuwe dingen om te proberen. Wat zijn enkele van uw favoriete maaltijden tegenwoordig? “
- Reageer tijdens de vergadering op de persoon met versterkende feedback en vervolgvragen.
“Interessante vraag!”
“Wat u zei over X, spreekt mij echt aan.”
“Dat is zo inzichtelijk, wat is u nog meer opgevallen over X?”
Als ze oprecht zijn, zijn dit soort bekrachtigende opmerkingen en vragen krachtige rapportage-opbouwers omdat ze uw interesse tonen en dat de andere persoon een positieve indruk op u maakt. Het is zelfs nog belangrijker om te zeggen wanneer u op video bent, waar de persoon uw lichaamstaal-signalen niet zo goed kan lezen als persoonlijk. (Pas op dat u het niet overdrijft tot het punt van vleierij of onoprechtheid.)
Zoek dus naar momenten om:
te reflecteren op wat u zojuist hebt gehoord en bouw erop voort (bijv. “Wat u zei over kwaliteitsgarantie spreekt echt tot mij. Ik geloof dat consistentie en eenvoud beide cruciaal zijn voor een goede klantervaring”).
Verwijs naar iets dat de persoon eerder zei (bijv. “Dat sluit aan bij wat u eerder zei over de aard van klantgedrag …”).
Herinner de persoon eraan om een gedachte af te maken (bijvoorbeeld: “U zei dat u tijd in drie verschillende bedrijfstakken heeft doorgebracht; wat is de derde?”).
- Laat u van uw menselijke kant.
Een van de positieve dingen van virtuele vergaderingen, vooral die van huis uit, is dat ze meer ingebouwde mogelijkheden bieden om uzelf te zijn en te laten zien wie u werkelijk bent, wat een toegangspoort is tot het opbouwen van een hechtere connectie.
In de meeste gevallen zal de andere persoon uw grapje over uw onvolmaakte werkruimte of vervelende kat, waarderen of uw bekentenis dat u het gebruik van de demp knop nog niet beheerst. En wanneer hun kind je onderbreekt om iets te vragen over een schoolopdracht, omarm het dan rustig als een normale onderbreking die gepaard gaat met videogesprekken, op die manier geef je blijk van je flexibiliteit en medeleven.
- Volg de ontmoeting op met een goed doordacht vervolgbericht.
Opvolgen is een “best practice” voor elke eerste ontmoeting, maar zonder de volledige potentie van een persoonlijke interactie om een blijvende indruk te maken, is het vooral belangrijk om follow-up te geven na een virtuele vergadering, – om het contact te versterken en u klaar te stomen voor continue communicatie.
Schrijf een korte bedankmail, waarin u iets specifieks vermeldt dat u prettig vindt te hebben geleerd of waarover u hebt gesproken. Stuur nuttige links of bronnen mee. En volg de persoon eventueel op sociale media (pas op dat voortijdig verbinden als aanmatigend of als belaging kan overkomen, vooral bij een potentiële klant).
Het is fijn om dit soort gebaren te ontvangen, dus als u er een paar minuten extra aan besteedt, kunt u zich onderscheiden als iemand die het waard was om mee te praten, en de moeite waard is om beter te leren kennen.
©2020 FranklinCovey. Alle rechten voorbehouden.
