Virtuele-vergaderingsmoeheid is echt. De stress van het in beeld staan, de afwezigheid van lichaamstaal, de lichte vertraging in het geluid, de eentonigheid van het zitten op dezelfde plek en het staren naar hetzelfde scherm – al deze zaken belasten je hersenen terwijl ze proberen op te letten en informatie te verwerken.
Hoewel u misschien niet minder
vergaderingen kunt houden, kunt u deze
tips proberen om de spanning te verlichten tijdens een lange dag van videogesprekken.
1. Geef de vergadering uw volledige aandacht.
Virtuele vergaderingen maken multitasking zo verleidelijk: Je e-mail, nieuwstabbladen en werktaken staan op je scherm, naast je virtuele vergaderprogramma. Maar multitasken tijdens een vergadering is niet alleen onbeleefd, het is ook mentaal vermoeiend. Ondertussen, terwijl u tussen taken heen en weer schakelt, volgt u de discussie waarschijnlijk niet zo goed als u denkt.
U zult zich minder uitgeput voelen – en productievere discussies voeren – als u vóór de vergadering mogelijk afleidende tabbladen of programma’s sluit en uw telefoon uit het zicht legt. Als een melding halverwege de vergadering uw aandacht stoort, sluit u deze snel en gaat u terug naar degene die aan het woord is.
Vindt u het te intens of te vermoeiend om uw ogen de hele tijd op de virtuele spreker gericht te houden? Sommige deskundigen suggereren dat het verplaatsen van uw scherm naar de zijkant, in plaats van het recht voor u te hebben, minder van uw mentale energie vraagt en u kan helpen u te concentreren op wat er gezegd wordt.
2. Overweeg het gebruik van video facultatief te maken.
Hoewel het waar is dat het hebben van camera’s een diepere verbinding mogelijk maakt die dichter bij de in-persoon ervaring staat, kun je te veel van het goede hebben. Op video staan kan net zoiets zijn als op een podium staan – stressvol omdat iedereen naar
je kijkt, en jij je best doet om naar de camera te kijken om te laten zien dat je aandacht hebt. Niet iedereen voelt zich daar prettig bij. En weinigen voelen zich er de hele dag prettig bij, dag in dag uit.
Als uw baan veel virtuele vergaderingen met zich meebrengt, overweeg dan deze tactieken voor vergaderingen die u leidt om zintuiglijke overbelasting te verminderen:
Laat deelnemers van tevoren weten dat video opt-in is.
Nodig deelnemers die alleen maar luisteren uit hun video uit te zetten en hem aan te zetten als ze een presentatie geven of een punt willen maken.
Vraag bij ontmoetingen met klanten of mensen die u niet goed kent van tevoren naar hun voorkeuren voor video, zodat ze zich niet gedwongen voelen op de camera te staan als ze dat niet willen.
3. Stel de software voor virtuele vergaderingen zo in dat de persoon die actief aan het woord is, wordt getoond.
Als uw virtuele vergadertool u de keuze geeft tussen het tonen van de spreker vooraan en in het midden (genaamd Speaker View, Active Speaker, of vergelijkbaar) en het tonen van alle deelnemers in een raster (genaamd Gallery View of vergelijkbaar), kies dan de sprekerweergave.
Wanneer de beelden van alle deelnemers voor u verschijnen, proberen uw hersenen al die kleine gezichtsuitdrukkingen en achtergronden tegelijk in u op te nemen, wat het moeilijker en vermoeiender kan maken om het gesprek te volgen. U kunt visuele afleiding verminderen door u alleen op de spreker te richten.
4. Verberg je beeld voor je eigen zicht.
Als u toch voor de camera moet staan, hoeft u in ieder geval niet voortdurend naar uzelf te kijken. De meeste videoconferentieprogramma’s bieden u de mogelijkheid om uzelf op uw eigen scherm te verbergen – anderen kunnen u nog steeds zien, maar u hoeft niet naar uzelf te staren of u zorgen te maken over hoe u eruitziet.
Als uw software deze instelling niet heeft, kunt u experimenteren met verschillende scherm- en camera-instellingen. Kleine aanpassingen zoals het verschuiven van uw scherm naar de zijkant (zie nr. 1) of het aanpassen van uw camerahoek om een meer flatterend zelfbeeld te vinden zijn de moeite waard (niet alleen ijdelheid) als u zich meer op uw gemak voelt tijdens videogesprekken.
5. Plan vergaderingen van 25 of 50 minuten (in plaats van 30 minuten of een uur).
Ondanks de standaardinstellingen van uw agenda, is er geen regel dat vergaderingen 30 of 60 minuten lang moeten zijn. Waarom zou u ze niet inkorten zodat u tussendoor een kleine pauze hebt? Als u een dag vol rug-aan-rug gesprekken hebt, kunt u zich in die
paar minuten strekken, uw hoofd leegmaken en mentaal overgaan naar de volgende vergadering – net zoals u in een kantoor zou doen wanneer een vergadering is afgelopen en u opstaat en naar de volgende loopt.
Als je een vergadering van iemand anders bijwoont, en als je je daar prettig bij voelt, kun je beleefd vragen of zij hetzelfde willen doen. Of laat hen gewoon weten dat je vijf minuten te laat zult zijn of vijf minuten vroeger moet vertrekken.
6. Beweeg bewust uw ogen en lichaam tijdens de bijeenkomst.
In een face-to-face vergadering is het normaal om rond te kijken en af en toe van stoel te wisselen. In virtuele vergaderingen, waar elke beweging wordt versterkt, is de kans groter dat je aan je stoel gekluisterd zit, recht in de camera starend. Dit is misschien OK voor een korte vergadering hier en daar, maar voor lange vergaderingen of een reeks vergaderingen, eist de intensiteit en het gebrek aan beweging een tol op je geest en lichaam.
U kunt misschien niet opstaan of door de kamer lopen zoals bij een persoonlijke vergadering, maar zelfs kleine bewegingen kunnen helpen. U kunt het proberen:
Regelmatig uw blik een paar seconden van uw scherm halen om uw ogen te laten rusten. Maak je geen zorgen, je zult bedachtzaam kijken, niet afgeleid.
Je polsen en enkels uit het zicht van de camera rollen.
Zachtjes buigen en ontspannen van de spieren in je rug en schouders. Deze beweging lijkt subtiel op camera, maar kan helpen bij gespannen spieren. Investeer in een bureau met verstelbare hoogte, zodat u kunt omschakelen van zitten naar staan.
Voorstellen om tijdens lange vergaderingen een korte pauze in te lassen, zodat de deelnemers even de benen kunnen strekken en naar het toilet kunnen gaan.
7. Stel in plaats daarvan een telefoontje voor.
Telefoongesprekken lijken mentaal minder zwaar te zijn dan videogesprekken, omdat u zich maar op één ding hoeft te concentreren: de stem van de andere persoon. Je hebt ook niet de afleiding van een camera of een computerscherm – je kunt zelfs rondlopen, wat je denkvermogen kan verbeteren.
Als u iemand die u wilt ontmoeten een telefoontje wilt voorstellen, kunt u zeggen: “Ik kan wel wat tijd gebruiken om mijn benen te strekken. Vind je het erg als we in plaats daarvan een telefoongesprek voeren?” De andere persoon zou wel eens dankbaar kunnen zijn.
Wil je meer weten over dit onderwerp en hoe het toe te passen:
Tel: +(597)-436622 | App: +(597)-8654836
Mail: support@franklincoveysuriname.com
