Veel managers vinden het geven van feedback omleiden ontmoedigend. Wat als de andere persoon een sterke reactie heeft of defensief wordt – of wrokkig wordt en nooit verandert?
Die reacties kunnen gebeuren, zelfs bij grote leiders. Maar laat die mogelijkheid je niet bang maken om harde feedback te geven. Beschouw feedback in plaats daarvan als een geschenk dat je geeft omdat je oprecht wilt dat je directe ondergeschikten slagen. Met deze vrijgevige instelling is uw kritiek niet iets strafbaars dat u de persoon aandoet – het is een constructief gesprek dat u met de persoon voert over iets dat u beiden wilt: hun vooruitgang.
Naast het geven van goede feedback , kun je ook proberen om zinnen als deze te gebruiken tijdens het hele proces om over te brengen dat je een zorgzame en betrokken partner bent – en om je kansen te vergroten dat de andere persoon je feedback ter harte neemt.
1. “Hoe gaat het met … ?”
U hebt uw eigen idee over een bepaald gedrag dat moet veranderen, maar hoe ziet de andere persoon de situatie? Misschien hebben zij een andere kijk of informatie die uw perceptie zou veranderen. Als u doorgaat met uw boodschap zonder het volledige plaatje te begrijpen, kunt u feedback geven die niet klopt of ervoor zorgen dat de ander het u kwalijk neemt – of allebei.
Als je begint met nieuwsgierigheid en vraagt naar het perspectief van de ander, kun je je feedback kalibreren en met vertrouwen geven. Stel bijvoorbeeld dat u de negativiteit van een directe medewerker over project X hebt opgemerkt, en dat een collega ook bij u heeft geklaagd over de houding van die persoon. U kunt uw gesprek beginnen met:
Jij: “Hoe gaat het met project X?”
Rechtstreeks verslag: “Eerlijk gezegd is het frustrerend geweest. Het is niet echt duidelijk wat ons doel is met het project.”
In plaats van te beginnen met uw feedback over de houding van de persoon, die waarschijnlijk zijn frustratie zou hebben vergroot en hem van u zou hebben vervreemd, hebt u gevraagd naar zijn kijk op de situatie en de mogelijke oorzaak van het probleem blootgelegd. Dit betekent niet dat u de negativiteit van de persoon niet hoeft aan te pakken, maar het betekent wel dat u dit op een constructievere manier kunt doen:
Jij: “Bedankt om me dat te laten weten. Ik heb je frustratie opgemerkt, zoals in de teamvergadering van gisteren waar je behoorlijk negatief was over de ideeën van mensen voor X, wat het enthousiasme van de groep leek weg te nemen. Laten we eerst het doel van het project bespreken, zodat je wat meer duidelijkheid hebt. Daarna wil ik het hebben over hoe je dingen aanpakt als je gefrustreerd bent.”
2. “Het is mijn taak om je te helpen slagen.”
Het is letterlijk uw taak om uw directe verslaggever te helpen succesvol te zijn in zijn rol. Als u dat expliciet zegt, kan dat de zenuwen bij zowel u als uw directe verslaggever kalmeren en hen duidelijk maken dat u het voor hen opneemt omdat u wilt dat ze slagen – niet omdat u wilt dat ze zich slecht voelen.
Stem je boodschap af op de persoon en de situatie:
- “Het is mijn rol om je te helpen vooruitgang te boeken.”
- “Ik geloof in je en wil dat je slaagt, dus ik wil dat je het weet als ik merk dat er iets in de weg staat.”
Benadruk uw geest van partnerschap (bv. “Ik wil uw grootste bondgenoot zijn om u te helpen uw doelen te bereiken”), maar verzacht uw feedback niet in een poging om vriendelijk of sympathiek te zijn. U bent nog steeds de baas.
3. “Dit is belangrijk omdat …”
Als je bang bent iemands gevoelens te kwetsen met het geven van feedback, kun je de boodschap afzwakken of nalaten uit te leggen waarom je die geeft. Beide kunnen ervoor zorgen dat ze je feedback als onbelangrijk zien of als iets dat ze niet serieus moeten nemen. Wees in plaats daarvan duidelijk tegen de persoon over waarom je de feedback geeft door te zeggen: “Dit is belangrijk omdat…” Tip: Als het moeilijk voor je is om het “waarom” in te vullen, stop dan en denk na of het wel gepast is om de feedback te geven.
Uw feedback moet gaan over iets dat centraal staat in de rol van de persoon of het succes van het team. Voorbeelden:
- “Dit is belangrijk omdat ik zie hoe hard je werkt, en ik wil ervoor zorgen dat anderen dat ook zien. Een vergadering missen zonder uitleg trekt je werkethiek in twijfel, en dat willen we geen van beiden.”
- “Dit is belangrijk omdat project X het grootste en moeilijkste initiatief van ons team is. Als je de ideeën van mensen afwijst voordat we ze volledig hebben overwogen, stoppen ze met hun bijdrage – en we hebben ieders beste ideeën en enthousiasme nodig om ons team te laten slagen.”
4. “Laten we wat ideeën bespreken om verder te gaan.”
“Wat al gebeurd is – het verleden – is waar de schuld ligt,” zegt communicatiedeskundige Jay Heinrichs. “Maar de toekomst is waar we keuzes maken en waar dingen gedaan worden.” Als je het gesprek verlegt naar de toekomst, laat je zien dat je niet geïnteresseerd bent in wat er fout is gegaan – fouten gebeuren nu eenmaal, en niemand is perfect. Je bent geïnteresseerd in oplossingen voor de volgende keer.
En door de discussie te richten op ideeën voor de toekomst, geeft u aan dat uw directe verslaggever er niet alleen voor staat om uit te zoeken hoe hij dingen kan oplossen. U zult er onderweg zijn als hun partner om mogelijkheden te bespreken, input te geven om hen te helpen in te perken wat ze anders moeten doen, en samen met hen te vieren wanneer ze slagen.
Caveat: Niet iedereen zal klaar zijn om op het moment zelf oplossingen te bespreken, vooral als ze het moeilijk hebben om de feedback te verwerken of als ze emotioneel reageren. In die gevallen moet u het niet overhaasten. Je zou kunnen zeggen: “Ik ben erg geïnteresseerd in het bespreken van ideeën om verder te gaan. Waarom denk je niet eens na over een paar mogelijkheden, zodat we morgen weer contact kunnen opnemen om ze te bespreken?Ik weet dat we samen tot een goed plan kunnen komen.”
Wil je meer weten over dit onderwerp en hoe het toe te passen:
Tel: +(597)-436622 | App: +(597)-8654836
Mail: support@franklincoveysuriname.com
